Έγκυρα και άμεσα προς πρωτοκόλληση θεωρούνται πλέον όλα τα έγγραφα που διακινούνται ηλεκτρονικά ή ακόμα και με φαξ για το δημόσιο φτάνει αυτά να έχουν είτε την ηλεκτρονική υπογραφή που έχει θεσμοθετηθεί για την ταυτοποίηση του εγγράφου ή να υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του φορέα ή του πολίτη για την διακίνηση του εγγράφου.
Με εγκύκλιο που εξέδωσε το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης εφεξής, και για την καλύτερη λειτουργία των υπηρεσιών τόσο το δημόσιο όσο και τα φυσικά και νομικά πρόσωπα μπορούν να έχουν ηλεκτρονική αλληλογραφία μεταξύ τους και με το κράτος φτάνει να έχουν φροντίσει να την πιστοποιήσουν. Η πιστοποίηση από φυσικά και νομικά πρόσωπα γίνεται κυρίως με την χρησιμοποίηση των κωδικών του TAXIS και με μια υπεύθυνη δήλωση, που υποβάλλεται και αυτή ηλεκτρονικά, ενώ για τις δημόσιες υπηρεσίες γίνεται κυρίως με την ηλεκτρονική υπογραφή του υπαλλήλου. Αξίζει μάλιστα να σημειωθεί ότι το δημόσιο πλέον δέχεται και σκαναρισμένα έγγραφα από πολίτες και επιχειρήσεις από την στιγμή που αυτά συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση σχετικά με την γνησιότητα τους.
Ειδικότερα εγκύκλιος για την « Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων μεταξύ των Φορέων του Δημόσιου Τομέα και πολιτών και επιχειρήσεων που εξέδωσε το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης απευθύνεται, μεταξύ άλλων και στους ΟΤΑ Α’ και Β΄ βαθμού και προβλέπει μεταξύ άλλων τα εξής:
Όλες οι Υπηρεσίες και Φορείς του Δημόσιου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα υποχρεούνται να παραλαμβάνουν και να χορηγούν αριθμό πρωτοκόλλου στα εισερχόμενα και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεομοιοτυπίας έγγραφα, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο αρ.12 του ν.2690/1999 (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας).
Κατά τα οριζόμενα στο εν λόγω άρθρο, οι ανωτέρω Φορείς και Υπηρεσίες υποχρεούνται να πρωτοκολλούν τα έγγραφα που περιέρχονται σε αυτούς και να χορηγούν βεβαίωση καταχώρισης. Όλα τα έγγραφα που εισέρχονται στον Φορέα / Υπηρεσία με οποιοδήποτε τρόπο (με αυτοπρόσωπη κατάθεση από τον ενδιαφερόμενο ή εκπρόσωπο του, μέσω ταχυδρομείου, μέσω τηλεομοιοτυπίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), καταχωρίζονται αυθημερόν στο πρωτόκολλο και παίρνουν έναν αύξοντα αριθμό, ο οποίος μαζί με την ημερομηνία εισόδου, το θέμα, τον αριθμό των στοιχείων που το συνοδεύουν και το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται αποτελούν την ταυτότητα του εγγράφου.
Όσα εκ των εισερχομένων εγγράφων φέρουν «εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή», γίνονται δεκτά από τους Φορείς του Δημόσιου Τομέα, καθόσον η ως άνω «εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή» έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη (παρ.2 αρ.25 Κανονισμού ΕΕ 910/2014 – eIDAS).
Επίσης, όσα έχουν μορφή σαρωμένου εγγράφου, γίνονται δεκτά και διακινούνται ηλεκτρονικά ως ευκρινή φωτοαντίγραφα, καθώς με τις διατάξεις της παρ.2. του αρ.1 του ν.4250/2014 καταργήθηκε η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων και η Διοίκηση αποδέχεται υποχρεωτικά τα απλά ευκρινή φωτοαντίγραφα από το πρωτότυπο, ή το ακριβές αντίγραφο αυτού, κατά τη διεκπεραίωση των υποθέσεων των ενδιαφερομένων.
Συναφώς, υπενθυμίζονται οι διατάξεις του αρ.13 του ν.4325/2015, με τις οποίες:
– κατέστη υποχρεωτική η ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων που εκδίδουν, ή διαχειρίζονται οι Φορείς του Δημόσιου Τομέα, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, χρησιμοποιώντας, ιδίως, ως μέσο διακίνησης το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και- κατέστη υποχρεωτική η ηλεκτρονική επικοινωνία των Φορέων του Δημόσιου Τομέα με πολίτες και επιχειρήσεις, καθώς η αρχική διατύπωση με τη χρήση του ρήματος «μπορεί» στη διάταξη της παρ.1 του αρ.21 του ν.3979/2011, που προέβλεπε ως δυνητική τη χρήση ηλεκτρονικού τρόπου επικοινωνίας ακόμη και στην περίπτωση που αυτός είχε ζητηθεί από πολίτες και επιχειρήσεις, αντικαταστάθηκε από το ρήμα «οφείλει» με το αρ.13 παρ.2 ν.4325/2015, εφόσον οι ενδιαφερόμενοι έχουν υποβάλει σχετικό αίτημα ή έχουν δώσει τη ρητή συγκατάθεσή τους για ηλεκτρονική επικοινωνία με το Δημόσιο. Η αίτηση και η παροχή της συγκατάθεσης, καθώς και η ανάκλησή της μπορούν να διαβιβάζονται και με ηλεκτρονικό τρόπο, εφόσον τηρούνται οι προϋποθέσεις της ταυτοποίησης και επιβεβαίωσης ταυτότητας (αυθεντικοποίησης).
Περαιτέρω και δεδομένων των συνθηκών που έχουν διαμορφωθεί με τη διαρκή λήψη μέτρων ανάσχεσης της εξάπλωσης της νόσου COVID-19, κρίνεται σκόπιμο να υπενθυμιστεί το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών και να ενθαρρυνθούν οι ενδιαφερόμενοι πολίτες και επιχειρήσεις στη χρήση των εν λόγω υπηρεσιών. Ειδικότερα:
Με την παρ.2 του αρ.13 του ν.4325/2015, ορίστηκε ότι: «Έγγραφα, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που παράγονται με χρήση Τεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), ιδίως μέσω της Κεντρικής Διαδικτυακής Πύλης του Ελληνικού Δημοσίου, γίνονται δεκτά από τους Φορείς του Δημόσιου Τομέα του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 για την διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων.».
Με τις ανωτέρω ρυθμίσεις απλουστεύθηκε η διαδικασία έκδοσης και υποβολής δικαιολογητικών, όπου απαιτείται, καθώς πλέον οι Φορείς του Δημόσιου Τομέα του αρ.3 του ν.3979/2011, υποχρεούνται να λαμβάνουν υπόψη και να κάνουν δεκτά, έγγραφα, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που παράγονται με τη χρήση Τεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), ιδίως μέσω της Κεντρικής Διαδικτυακής Πύλης «ΕΡΜΗΣ», στη μορφή που αυτά εκδίδονται.
Υπενθυμίζεται ότι με τις διατάξεις του αρ.52 του ν.4635/2019 θεσπίστηκε η «Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης» με διεύθυνση (gov.gr) που θα αποτελέσει το κεντρικό σημείο παροχής ψηφιακών υπηρεσιών, παρέχοντας Μητρώο Ψηφιακών Υπηρεσιών, ενώ όλως προσφάτως με τα άρθρα εικοστό τέταρτο έως εικοστό όγδοο της από 20.3.2020 ΠΝΠ, προβλέφθηκε η δυνατότητα υποβολής με ηλεκτρονικό τρόπο και μέσωαυθεντικοποίησης με κωδικούς taxisnet της αίτησης, της Υπεύθυνης Δήλωσης (e-Dilosi) και της Εξουσιοδότησης (e-Exousiodotisi).
Για τα ανωτέρω, σχετικές είναι η αριθμ. 7334ΕΞ/23-03-2020 και θέμα: «Μητρώο Ψηφιακών Υπηρεσιών – Ενέργειες για την έναρξη λειτουργίας της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr)» καθώς και η αριθμ. 7335/23-3-2020και θέμα: «Επείγουσες οδηγίες για τη εφαρμογή των ψηφιακών υπηρεσιών ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης και εξουσιοδότησης στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr)» εγκύκλιες οδηγίες του Υπουργού Επικρατείας και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Τέλος, το Υπουργείο παρακαλεί για την πιστή εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας και τη συνδρομή όλων στη γενικότερη προσπάθεια που καταβάλλεται για την επίσπευση του διοικητικού έργου και τη μείωση των διοικητικών επιβαρύνσεων για πολίτες και επιχειρήσεις εν μέσω μιας ιδιαίτερα δύσκολης για τη Χώρα μας συγκυρίας.
Γιώργος Μανουσακάκης
